Obtenir la certification Qualiopi semble, pour beaucoup, un parcours long et fastidieux parce qu’il s’agit de mettre en place un référentiel, de répondre à ses exigences et de se faire auditer. Pourtant, en se basant sur les processus opérationnels de formation que l’on met en œuvre quotidiennement, la tâche n’est pas si ardue.

Dans cet article, je vous explique comment obtenir la certification Qualiopi, en vous donnant toutes les bonnes pratiques, étape par étape.

Je vous livre des conseils pour élaborer un dossier solide, simple et pérenne afin d’envisager l’audit de certification avec sérénité.

Comprendre le référentiel, sa logique et se baser sur l'existant

Composition du référentiel

Comme toute norme, le référentiel national qualité décrit des exigences pour lesquelles il requière un attendu et des éléments de preuve.

Les exigences sont définies à travers 7 critères composés d’indicateurs. Parmi les 32 indicateurs, 22 sont communs à tout type de formation et quelques-uns sont spécifiques. Le tableau suivant précise les indicateurs concernés en fonction de votre catégorie d’action :

Le guide de lecture

Les indicateurs sont décrits dans un guide de lecture (version 9 en application à ce jour), mais lus les uns après les autres, il est difficile de se rendre compte du travail à accomplir et surtout de voir la meilleure façon d’aborder cette tâche. Comprendre la logique du référentiel va apporter un éclairage efficace.

Le processus de formation constitue le cœur de métier de l’organisme de formation. Il s’agit d’informer sur ses prestations, de les concevoir et de les mettre en œuvre. C’est ce qu’on retrouve dans les critères 1, 2 et 3.

Pour que le processus de formation fonctionne, il faut lui fournir des moyens et des compétences. La manière de le faire est décrite dans les critères 4 et 5.

Et pour l’optimiser et l’améliorer, ainsi répondre aux besoins du marché et développer son activité, des outils de pilotage sont nécessaires. Les critères 6 et 7 donnent le cadre pour réaliser un pilotage efficace.

Ainsi schématisé (ci-dessous), le référentiel devient un cadre logique et utile pour organiser ou réorganiser son processus de formation.

Se baser sur l'existant

Pour réussir pleinement sa démarche qualité, la rendre durable dans le temps, la meilleure solution et de s’appuyer sur ce qui se fait quotidiennement au sein de l’organisme de formation.

L’idée est de faire un diagnostic de l’existant et de l’intégrer dans la démarche de façon à répondre aux exigences, en comblant les écarts éventuels. C’est important de veiller à ne surtout pas faire l’inverse car c’est prendre le risque de créer des documents qui ne seront pas en adéquation avec le fonctionnement de l’organisme et fragiliseront le maintien de la certification.

Se faire accompagner sur cette étape vous permettra de gagner en temps et en efficacité. Un œil extérieur est toujours constructif et permet d’éviter de faire une « usine à gaz » !

Vous vous demandez si vous êtes concerné·e par cette obligation ou vous souhaitez avoir plus d’information sur le sujet ? Posez vos questions sur la page contact et je vous répondrai,  ou réservez un appel découverte.

La meilleure façon de se préparer à l’audit de certification est de s’entraîner.

Cela peut se faire de plusieurs façons :

• S’appuyer sur les attendus de chaque indicateur et s’auto-évaluer en se posant des questions. Par exemple sur l’indicateur n°1 : Est-ce que je donne une information complète, accessible et à jour sur mes prestations de formation ? Je communique au moyen de plusieurs canaux. Les informations sont-elles cohérentes et complètes d’un canal à l’autre ?
• Une autre solution très efficace est de réaliser un audit blanc ou pré-audit par un consultant ou un organisme certificateur. Cela permet d’avoir un regard extérieur sur son dossier Qualiopi. Lorsque l’audit blanc est réalisé par un consultant, ce dernier apporte des conseils et c’est un plus !

Quelle est la durée de préparation du dossier ?

On me demande souvent combien de temps faut-il pour obtenir la certification ? Cette durée est variable de 2 à 6 mois environ, en fonction de plusieurs paramètres liés à l’organisme de formation :

• L’ancienneté de l’organisme de formation
• Sa taille et le nombre de salariés
• Le nombre de catégories d’action de formation dispensées. Il en existe 4 selon la loi 2018-771 du 05/09/2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel : 1) Action de formation (certifiante ou non), 2) Bilan de compétences, 3) Validation des acquis et de l’expérience (VAE) et 4) Formation par apprentissage
• La réalisation de formations en sous-traitance et/ou en direct
• Le temps à y consacrer
• L’urgence à obtenir la certification
• La volonté de le faire seul·e ou accompagné·e par un·e consultant·e

La liste n’est pas exhaustive.

Vous l’aurez compris, s’imprégner de la logique du référentiel, construire une démarche qualité à partir de l’existant et bien se préparer à l’audit, sont les clés pour obtenir et pérenniser la certification Qualiopi de son organisme de formation.

Vous voulez en savoir plus sur les accompagnements proposés par Del Progress Conseil ? Rendez-vous sur notre page Conseils Qualiopi ou réservez un appel découverte.